Probeer 30 dagen gratis

Hoe verloopt het projectmanagement binnen jullie bedrijf? 

‘We hielden alles op projectniveau, ingedeeld op werkcode bij. Locaties, architecten, opdrachtgevers, urenstaten, aangevuld met codes en macro’s: alles stond erin. Het begon eenvoudig en groeide in de loop der jaren uit naar een heel professioneel, omvangrijk opgezet systeem. We hadden veel vrijheid en konden naar behoefte zaken wijzigen. Dit had echter ook nadelen. Bijvoorbeeld omdat er door een update van Windows, een nieuwe versie van Excel of een verkeerd ingevoerde mutatie, zaken totaal fout konden lopen. En dan mocht je nog maar hopen dat je de fout, met alle gevolgen van dien, ook meteen ontdekt werd. Bovendien stonden er nogal wat zaken dubbel in ons systeem: identieke projectinformatie vond je soms op wel drie plaatsen terug. En wanneer je dan bijvoorbeeld op één plaats een adres verandert dan werkt dat dus niet.’ Aan het woord Erwin van Toor, algemeen directeur Adams bouwadviesbureau, partnerschap met hun klanten, prikkelen en verrassen en samen tot dat ene goede idee komen. Dát is waar Adams al sinds 1996 voor staat. Werken vanuit een hecht team voor hun trouwe relaties vormt sinds jaar en dag de kern van het bedrijf. 


“Met de software van YVI kunnen we inmiddels zeer gedetailleerd budgetteren én realtime volgen en vooraf bijsturen indien nodig.”

Erwin van Toor, algemeen directeur Adams bouwadviesbureau

 

Terug naar de kern

‘Aan het eind van elke werkweek werden de gemaakte uren gekopieerd naar een ander bronbestand waar dan weer de afspraken per project instonden. Deze uren werden vermenigvuldigd met een intern uurtarief. Dit bedrag werd weer aan een budget gekoppeld zodat we wisten waar we stonden. We draaien zo’n 250 grote projecten op jaarbasis, waar een enorme hoeveelheid data en mutaties uit voortvloeit. Uiteindelijk beseften we dat onze oplossing niet alleen kwetsbaar, maar ook veel duurder was dan we dachten, omdat we er behoorlijk wat tijd in staken. En in basis zijn we téchnisch geschoold en niet op het gebied van ICT. Dat is simpelweg niet onze core business.’ 

Tegen welke uitdagingen op het gebied van projectmanagement lopen jullie concreet aan? 

‘Onze grootste uitdaging was toch wel het bedrijfsrisico dat we liepen. We hadden enorm veel inzicht, omdat we het projectmanagement in Excel heel professioneel hadden opgezet. Maar wat we misten was een actueel inzicht in de stand van zaken op een willekeurig moment in een project. Daardoor konden we in basis pas achteraf precies zien hoeveel winst (of verlies) we concreet hadden gemaakt. Het inzicht is nu veel completer, het gaat verder dan alleen een financiële stand. We verdelen ons budget nu eenvoudig over de verschillende fasen van een project, te weten voorontwerp, definitief ontwerp, bestek- en werkfase. En dat weer keurig toebedeeld aan de betrokken projectleider, tekenaar, constructeur etc. In Excel had dat overigens ook gekund, maar dat moesten we wederom zélf inbouwen. Met alle risico’s van dien. 

De beperking van Excel

‘Wat Excel overigens niet had gekund was het geven van notificaties: onze collega’s kunnen nu zélf in een bepaalde fase zien hoe de voortgang loopt ten opzichte van het budget: een duidelijke balk kleurt van groen, naar oranje en uiteindelijk naar rood. Het is een heel concrete tool die helpt om binnen budgetten te werken en, wanneer dit niet lukt, vóóraf te onderzoeken waar het probleem vandaan komt. Door de samenwerking met YVI kan ik me weer focussen op marketing, sales en het uitrekenen van aan te nemen werken. Als straks de financiële koppeling met Twinfield vanuit de cloud gekoppeld is, dan werkt het helemaal top. Een live koppeling tussen je boekhouding en je projectadministratie is feitelijk onmisbaar anno nu.’

En heb je in beeld wat je collega-concurrenten doen om alles goed georganiseerd te krijgen?

‘Van hen die ook bezig zijn met het serieus inrichten van goed projectmanagement, weet ik dat ze (net als wij dat deden) marktonderzoek doen, een longlist en uiteindelijk een shortlist van mogelijk geschikte software-partners opstellen. Zelf zijn we niet voor één van de bekende grote partijen gegaan, omdat deze hoge implementatie-tarieven en maandelijkse kosten hanteerden zonder daar echt meerwaarde voor te leveren. Het gros van de systemen had te veel toeters en bellen die we toch niet zouden gebruiken.  Bovendien bleek de techniek van YVI ten opzichte van een aantal anderen vele malen geavanceerder te zijn. Daarnaast was het gevoel gewoon goed. Ik ben er absoluut van overtuigd dat ze in staat zijn om met ons mee te groeien. Onze bedrijfsculturen lijken op elkaar en dat is prettig.’ 

Start met constructeurscafé

‘Vanuit mijn rol als voorzitter van de commissie Ondernemerschap VN Constructeurs zijn we overigens met een constructeurscafé gestart. Ons bedrijf fungeert vaak als hoofdconstructeur en we merken dat constructeurs relatief weinig delen met elkaar. Het is een vrij gesloten wereldje, er wordt nauwelijks onderling gepraat, terwijl iedereen toch tegen dezelfde uitdagingen aanloopt. De communicatie verandert gelukkig langzaam. In het begin voelde zo’n café een beetje onwennig, maar inmiddels wordt er steeds opener gesproken over prijzen, marges, risico’s en ander zaken die constructeurs raken. Projectmanagement kan zomaar het volgende onderwerp zijn. Van steeds opnieuw zélf het wiel uitvinden is immers nog nooit iemand beter geworden. Van het beter maken van collega-ondernemers wél, mits het in alle openheid gebeurt.’

Benieuwd naar dé projecttool die voor jou werkt? Vraag gratis de 30 dagen-demo-versie aan! 

Deze website maakt gebruik van cookies. Lees meer.

Akkoord

Slimmer werken?

Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief!

Bedankt voor uw aanmelding!