‘Tot 2015 waren we redelijk klein, met zo’n 6 mensen. Voor onze projectorganisatie werkten we met Word, Excel en andere programma’s. Het zat niet echt in een systeem allemaal, al hadden we wel een systeem voor urenregistratie. Het werkte op zich goed gezien gezien onze bescheiden omvang. Toen we in 2016 een groei naar 16 mensen doormaakten kregen we op een ander niveau te maken met nieuwe protocollen, de manier van factureren, het
bijhouden van urenregistratie, de wijze waarop we moesten plannen en organiseren en andere zaken die zowel in- als extern anders ingeregeld moesten worden’, aldus Dennis Hauer, architect en directeur van Urban Climate Architects. Dit middelgrote architectenbureau met vestigingen in Delft en Groningen werkt vanuit en breed kader aan binnenstedelijke ontwikkelingen. Klanten zijn veelal beleggers en investeerders in commercieel vastgoed, woningbouw en winkels. De omvang van hun projecten loopt van een paar duizend vierkante meter tot grote projecten van 60.000 m2.
‘Het werd dus tijd voor een meer overall-aanpak, waarbij zaken vanuit één overzichtelijk systeem geregeld werden. Want al die losse koppelingen pasten niet meer bij onze ontwikkeling. We hebben gekeken naar wat het aanbod in de markt was en uiteindelijk een short list van 4 partijen gemaakt. Al snel kwam YVI Family daarin als beste uit de bus, omdat zij, naast een persoonlijke aanpak, de goede prijs-kwaliteitverhouding boden voor ons bedrijf. We waren vooral op zoek naar een pakket dat ons kon helpen om alle kosten inzichtelijk te maken en dat voorzag in een manier om vooruit te kunnen plannen. We wilden bijvoorbeeld ontwikkelprognoses kunnen maken, zodat we onze globale omzet in konden schatten. Dat heeft onder meer als voordeel dat je met je bezetting kunt anticiperen op de hoeveelheid werk die op je af komt. En omdat we relatief veel projecten draaien, konden we niet meer vooruit met de intuïtieve manier waarop we het eerste aanpakten met elkaar.’
"Persoonlijke aanpak en de goede prijs-kwaliteitverhouding voor ons bedrijf."
Dennis Hauer, Urban Climate Architects
‘Onze start was met pakket Corpex en eind vorig jaar zijn we overgestapt op het RUBY-pakket, dat echt een focus op de architectenbranche heeft. De gebruiksvriendelijkheid is goed, onder meer door de manier waarop het grafisch vormgegeven is. Het biedt precies wat het bieden moet en je kunt het helemaal naar eigen inzicht inrichten, bijvoorbeeld door per persoon autorisaties toe te kennen. Een ander voordeel is dat het een online platform is, waardoor je op elke plek met internet bij je data kunt. Corpex draaide destijds nog op een server.’
‘Uiteindelijk zijn we half februari pas live gegaan en voor onze nieuwe projecten werkt het al goed. Op dit moment zijn we nog bezig om alle oude data over te zetten en samen met YVI Family af te stemmen op onze behoeften. Wat trouwens ook heel fijn is, is de urenregistratie die ons proactief informeert als we in een bepaalde fase aan een bepaald budget zitten. Door het volgen van een rode, oranje of groene balk weten onze mensen altijd of ze op schema lopen’, besluit Dennis.
