Probeer 30 dagen gratis

Bekijk via bijgaande thema’s precies welke functionaliteiten onze projectmanagementsoftware voor dienstverlenende bedrijven in het midden- en kleinbedrijf precies biedt. Staat de gewenste functionaliteit er niet bij? Neem dan contact met ons op.

Functionaliteiten

Projecten

  • Projecten overview - verschillende uitgebreide zoekmogelijkheden.
  • Projecten overview - verschillende uitgebreide sorteringsmogelijkheden (status, intern versus extern, etc.).
  • Projectkaartjes met globale projectinformatie.
  • Het kunnen aanmaken van projecten op basis van templates/sjablonen.
  • De mogelijkheid om onbeperkt projecttemplates op te zetten.
  • Kunnen opzetten van een projectbudget (kosten en opbrengsten voor uren, kosten en werk door derden).
  • Kunnen opzetten van een projectstructuur bestaande uit faseringen en subfaseringen.
  • Projecten aannemen voor fixed price of regie.
  • Projectfases aannemen voor fixed price of regie.
  • Gebruikmaken van voor gedefinieerde projectstructuren en deze projectspecifiek maken.
  • ‘Nul-regels verwijderen’ om niet-gebruikte posten uit het budget te verwijderen.
  • Gebruik kunnen maken van het budgetteren op functies.
  • Binnen projecten onderscheid kunnen maken tussen fixed price en regie (bijv. meerwerkfases).
  • Het actief en inactief kunnen zetten van fasering (t.b.v. urenregistratie).
  • Grafisch en getalsmatig overzicht van voor- versus nacalculatie en marges.
  • Grafisch maken van verschil tussen de opdrachtsom en het meerwerk.
  • Het tussentijds kunnen aanpassen van de uitgangspunten indien gewenst (budget en aanneemsom).
  • Het budget is te exporteren naar Excel om bijvoorbeeld (deels) op te nemen in een offerte.
  • Projectendashboard: direct overzicht over voortgang (tijd en geld).
  • Projectcode (handmatig of automatisch genereren).
  • Projectnaam- en omschrijving kunnen opgeven.
  • Gebruik van verschillende projectstatussen (offerte, lopend, pauze, vervallen en afgerond).
  • Projecten voorzien van een looptijd.
  • Het kunnen categoriseren van projecten met eigen (sub)categorieën.
  • Het kunnen meegeven van kleurcodes aan een project voor vindbaarheid en visuele indeling.
  • Afwijkende betalingscondities en btw-scenario's kunnen opgeven per project.
  • Onderscheid kunnen maken tussen adresgegevens en project(locatie)gegevens.
  • Het kunnen koppelen van één of meerdere alternatieve opdrachtgevers ten behoeve van facturatie.
  • Het gebruik kunnen maken van deelprojecten.
  • Kunnen koppelen van projectdeelnemers (collega's) aan projecten.
  • Onderscheid kunnen maken tussen projectdeelnemer en projectleider.
  • Een projectdeelnemer op actief of inactief zetten.
  • Kunnen koppelen van externe contactpersonen aan een project met zijn/haar eigen rol.
  • Het toevoegen van mijlpalen aan het project, zoals termijnen, (declarabele) oplevermomenten en doelen.
  • De mijlpalen kunnen in de tijd worden uitgezet.
  • Het is mogelijk om op basis van de aanneemsom een termijnstaat aan te maken.
  • Oplevermomenten kunnen worden doorbelast. Bijv.  het opleveren van tekeningen VO met een vast bedrag.
  • Binnen de mijlpalen inzichtelijk of deze reeds gefactureerd zijn of niet.
  • Termijnen en declarabele oplevermomenten worden klaargezet in de factuuradvieslijst.
  • Mijlpalen hebben hun eigen statussen.
  • Per project kan worden aangegeven of een termijnstaat-meerwerk overzicht aangemaakt moet worden
  • Projectvoortgang per project grafisch en cijfermatig.
  • Vanuit voortgang mogelijkheid om factuurvoorstel aan te maken.

Urenregistratie

  • De urenregistratie maakt gebruik van de projectstructuur zoals deze is opgezet bij het budget.
  • U wordt geholpen om zonder veel invoerwerk uw uren te registreren.
  • U kunt per dag en week meteen zien of de uren volledig zijn verantwoord.
  • U kunt via de snelinvoer uren boeken of zelf de uurregel aanmaken.
  • De uren kunnen worden voorzien van uw eigen commentaar en notities.
  • Er is onderscheid te maken tussen interne en externe notities.
  • Zelf bepalen of het werk bestond uit regie of niet-regie activiteiten .
  • De indirecte uren zoals verlof, ziekte en medisch bezoek kunnen ook verantwoord worden.
  • Het is mogelijk automatisch woon-werk verkeer te registreren zonder eigen actie.
  • Uurregels zijn te kopiëren binnen de week en naar een andere week.
  • De gehele weekinvoer is te kopiëren (gemakkelijk in het geval van detachering).
  • Projecten aangemerkt als favorieten staan bovenaan in de treeview.
  • Projecten waar het laatst op is geboekt stijgen in de treeview.
  • Verschillende zoekingangen om het project te vinden waar de uren op geschreven dienen te worden.
  • YVI uren-app is beschikbaar met dezelfde functies als via de pc. 
  • Er kunnen onkosten geregistreerd worden bij de urenregistratie. 
  • Binnen het urenkaartje is budget versus realisatie visueel gemaakt.
  • Uren kunnen, mits rechten, gevalideerd worden.
  • Validatie is inhoudelijk (juiste project, budgetpost, tarieven, etc.).
  • Naast inhoudelijke validatie een check op compleetheid, duidelijk grafisch weergegeven.
  • Diverse zoekingangen om uren per project, functie en collega te kunnen valideren.
  • De week kan uiteindelijk geblokkeerd worden voor mutaties (bijv. na een facturatieronde)
  • Blokkeren kan per week en per maand.
  • Binnen validatie kunnen geregistreerde uren ook direct worden aangepast.
  • Validatie van regie-uren is vereist om deze te kunnen factureren.
  • Gevalideerde regie-uren worden klaargezet in de factuuradvieslijst (uren).

Inkoopfacturen

  • Registreer inkoopfacturen.
  • Koppel deze inkoopkosten aan één of meerdere projecten, per project of specifiek op budgetregel.
  • De inkoopkosten kunnen als regie worden aangemerkt, en daarmee worden klaargezet voor facturatie.
  • De inkoopkosten (en opbrengsten) worden gerapporteerd in het projectoverzicht.
  • Tonen van factuurnummer bij gefactureerde inkoopregels.

Relaties

  • Gegevens
  • Contactmomenten
  • Contactpersonen
  • Omzet & inkoop

Rapportage

  • Diverse rapportages aanwezig, zoals: 
  • Urenrapportage per periode per persoon.
  • Urenrapportage per periode per project.
  • Omzetrapportage: per klant, project, categorie.
  • Projectresultaat: per project, periode, projectleider en categorie.
  • Onkostenoverzicht:  alle gemaakte onkosten per collega en periode.
  • Uren- en onkostenoverzicht: voor interne en externe rapportage.
  • Factuuroverzicht: per klant, project of periode.
  • Alle rapportages zijn tevens te exporteren naar Excel.

Finance

  • Realtime connectie met Ruby, Twinfield en vele anderen. 
  • Realtime connectie Ruby Exact online.

Systeemtaken

  • Ruby is voorzien CATS, waarmee manuele repeterende handelingen kunnen worden weggenomen.
  • Er zijn naar eigen keuze diverse 'taken' actief te maken. 
  • Check op urenregistratie versus rooster mogelijk, met automatische notificatie.
  • Notificatie naar projectdeelnemer en projectleider indien deze is toegevoegd aan een project.
  • Notificatie budgetsignalering naar projectleider op basis van % realisatie t.o.v. budget.
  • Notificatie vervallen mijlpalen per project (bijvoorbeeld termijnen en declarabele opleveringen).
  • Maandelijks overzicht verlof, adv-dagen en overuren per collega. 
  • Notificatie van geboekte inkoopkosten per project.
  • Notificatie bij wijzigingen op mijlpalen (termijnen, oplevering en doelen).
  • Notificatie indien een nieuwe conceptfactuur is aangemaakt voor een project onder zijn/haar leiding.
  • Notificatie verjaardagen.
  • Notificatie verlopen proeftijd.
  • Notificatie jubileum.
  • Notificatie over projecten en mijlpalen die binnen x dagen opgeleverd moeten worden.
  • Nieuwe conceptfacturen sturen naar projectleider.
  • Notificaties wanneer een tijdelijk contract van een werknemer eindigt.

Stamgegevens

  • Klantenbestand.
  • Leveranciersbestand.
  • Relatiebestand.
  • (Contact)personen.
  • Taken.
  • Kostensoorten (kosten en werk door derden).
  • Project(sub)categorieën.
  • Btw-codes.
  • Landen.
  • Betalingscondities.
  • Hiërarchie bepalen voor het gebruiken van de verkooptarieven (budget, persoon, functie of taak).
  • Projecttypen (projecttemplates) te gebruiken als standaarduitgangspunten voor het aanmaken van een nieuw project.
  • Informatie over collega's inclusief foto.
  • Mogelijkheid om ook externen vast te leggen en te gebruiken binnen de applicatie.
  • Bij de stamgegevens van de collega's kan het jaarlijks verlof, de adv-dagen en overuren worden vastgelegd.
  • Iedere collega heeft zijn/haar eigen werkrooster (gebruikt binnen de urenregistratie/validatie).
  • Het administratienaam-veld is uitgebreid naar 50 characters.

Algemeen

  • Kolommen zelf indelen en eventueel weglaten.
  • YVI Ruby maakt gebruik van dashboard 'widgets'. Deze zijn zelf te plaatsen of toe te voegen.
  • Importfuncties voor overzetten klant- en leveranciersbestanden aanwezig.
  • Conversietool voor historische data op projecten (omzet, kosten en uren).
  • YVI Ruby beschikt over een rechtensysteem dat gebruikmaakt van rollen en profielen.
  • Het profiel bepaalt de set van beschikbare rechten.
  • Het logo en de bedrijfsgegevens, zijn op administratieniveau in te stellen.
  • Geef eenvoudig een BCC op ten behoeve van digitale facturatie.
  • Zeer korte implementatietijd inclusief praktische onboarding.

Facturatie

  • Factuurdashboard met overzicht van facturatie en nog te factureren.
  • Oplevermomenten en -termijnen factureren.
  • Door te belasten inkoopkosten te factureren, onkosten en gevalideerde regie uren factureren.
  • Gevalideerde regie uren en onkosten factureren.
  • De factuuradvieslijst is verder te filteren op status, datum, project en klant.
  • Eén of meerdere regels kunnen in dezelfde handeling doorgezet worden naar conceptfacturen
  • Het is mogelijk om facturen te groeperen per project en klant als verzamelfacturen gewenst zijn.
  • Conceptfacturen zijn in te zien (lay-out is te genereren).
  • Conceptfacturen kunnen nog worden aangepast.
  • Voor versturen van de digitale factuur is er een mogelijkheid om een bijlage toe te voegen.
  • Als er alternatieve opdrachtgevers bij het project zijn betrokken, dan kunnen deze in conceptfactuur gebruikt worden.
  • Nieuwe regels aan het concept toevoegen vanuit de factuuradvieslijst.
  • Het is ook mogelijk om een 'lege' factuurregel toe te voegen aan een bestaand concept.
  • Een termijnstaat en/of meerwerkoverzicht bijvoegen aan de factuur.
  • Custom made templates mogelijk.

Documenten

  • Per project & projectfase
  • Brieven aanmaken per project
  • Documenten terugzien

Offertes

  • Offertes maken
  • Offerte pijplijn
  • Slagingskansen
  • omzetprognoses

Deze website maakt gebruik van cookies. Lees meer.

Akkoord

Slimmer werken?

Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief!

Bedankt voor uw aanmelding!