Functionaliteiten YVI Ruby

Projecten

• Projecten overview - verschillende uitgebreide zoekmogelijkheden.
• Projecten overview - verschillende uitgebreide sorteringsmogelijkheden (status, intern versus extern, etc.).
• Projectkaartjes met globale projectinformatie.
• Het kunnen aanmaken van projecten op basis van templates/sjablonen.
• De mogelijkheid om onbeperkt projecttemplates op te zetten.
• Kunnen opzetten van een projectbudget (kosten en opbrengsten voor uren, kosten en werk door derden).
• Kunnen opzetten van een projectstructuur bestaande uit faseringen en subfaseringen.
• Projecten aannemen voor fixed price of regie.
• Projectfases aannemen voor fixed price of regie.
• Gebruikmaken van voor gedefinieerde projectstructuren en deze projectspecifiek maken.
• ‘Nul-regels verwijderen’ om niet-gebruikte posten uit het budget te verwijderen.
• Gebruik kunnen maken van het budgetteren op functies.
• Binnen projecten onderscheid kunnen maken tussen fixed price en regie (bijv. meerwerkfases).
• Het actief en inactief kunnen zetten van fasering (t.b.v. urenregistratie).
• Grafisch en getalsmatig overzicht van voor- versus nacalculatie en marges.
• Grafisch maken van verschil tussen de opdrachtsom en het meerwerk.
• Het tussentijds kunnen aanpassen van de uitgangspunten indien gewenst (budget en aanneemsom).
• Het budget is te exporteren naar Excel om bijvoorbeeld (deels) op te nemen in een offerte.
• Projectendashboard: direct overzicht over voortgang (tijd en geld).
• Projectcode (handmatig of automatisch genereren).
• Projectnaam- en omschrijving kunnen opgeven.
• Gebruik van verschillende projectstatussen (offerte, lopend, pauze, vervallen en afgerond).
• Projecten voorzien van een looptijd.
• Het kunnen categoriseren van projecten met eigen (sub)categorieën.
• Het kunnen meegeven van kleurcodes aan een project voor vindbaarheid en visuele indeling.
• Afwijkende betalingscondities en btw-scenario's kunnen opgeven per project.
• Onderscheid kunnen maken tussen adresgegevens en project(locatie)gegevens.
• Het kunnen koppelen van één of meerdere alternatieve opdrachtgevers ten behoeve van facturatie.
• Het gebruik kunnen maken van deelprojecten.
• Kunnen koppelen van projectdeelnemers (collega's) aan projecten.
• Onderscheid kunnen maken tussen projectdeelnemer en projectleider.
• Een projectdeelnemer op actief of inactief zetten.
• Kunnen koppelen van externe contactpersonen aan een project met zijn/haar eigen rol.
• Het toevoegen van mijlpalen aan het project, zoals termijnen, (declarabele) oplevermomenten en doelen.
• De mijlpalen kunnen in de tijd worden uitgezet.
• Het is mogelijk om op basis van de aanneemsom een termijnstaat aan te maken.
• Oplevermomenten kunnen worden doorbelast. Bijv.  het opleveren van tekeningen VO met een vast bedrag.
• Binnen de mijlpalen inzichtelijk of deze reeds gefactureerd zijn of niet.
• Termijnen en declarabele oplevermomenten worden klaargezet in de factuuradvieslijst.
• Mijlpalen hebben hun eigen statussen.
• Per project kan worden aangegeven of een termijnstaat-meerwerk overzicht aangemaakt moet worden
• Projectvoortgang per project grafisch en cijfermatig.
• Vanuit voortgang mogelijkheid om factuurvoorstel aan te maken.

Urenregistratie

• De urenregistratie maakt gebruik van de projectstructuur zoals deze is opgezet bij het budget.
• U wordt geholpen om zonder veel invoerwerk uw uren te registreren.
• U kunt per dag en week meteen zien of de uren volledig zijn verantwoord.
• U kunt via de snelinvoer uren boeken of zelf de uurregel aanmaken.
• De uren kunnen worden voorzien van uw eigen commentaar en notities.
• Er is onderscheid te maken tussen interne en externe notities.
• Zelf bepalen of het werk bestond uit regie of niet-regie activiteiten .
• De indirecte uren zoals verlof, ziekte en medisch bezoek kunnen ook verantwoord worden.
• Het is mogelijk automatisch woon-werk verkeer te registreren zonder eigen actie.
• Uurregels zijn te kopiëren binnen de week en naar een andere week.
• De gehele weekinvoer is te kopiëren (gemakkelijk in het geval van detachering).
• Projecten aangemerkt als favorieten staan bovenaan in de treeview.
• Projecten waar het laatst op is geboekt stijgen in de treeview.
• Verschillende zoekingangen om het project te vinden waar de uren op geschreven dienen te worden.
• YVI uren-app is beschikbaar met dezelfde functies als via de pc. 
• Er kunnen onkosten geregistreerd worden bij de urenregistratie. 
• Binnen het urenkaartje is budget versus realisatie visueel gemaakt.
• Uren kunnen, mits rechten, gevalideerd worden.
• Validatie is inhoudelijk (juiste project, budgetpost, tarieven, etc.).
• Naast inhoudelijke validatie een check op compleetheid, duidelijk grafisch weergegeven.
• Diverse zoekingangen om uren per project, functie en collega te kunnen valideren.
• De week kan uiteindelijk geblokkeerd worden voor mutaties (bijv. na een facturatieronde)
• Blokkeren kan per week en per maand.
• Binnen validatie kunnen geregistreerde uren ook direct worden aangepast.
• Validatie van regie-uren is vereist om deze te kunnen factureren.
• Gevalideerde regie-uren worden klaargezet in de factuuradvieslijst (uren).

Inkoopfacturen

• Registreer inkoopfacturen.
• Koppel deze inkoopkosten aan één of meerdere projecten, per project of specifiek op budgetregel.
• De inkoopkosten kunnen als regie worden aangemerkt, en daarmee worden klaargezet voor facturatie.
• De inkoopkosten (en opbrengsten) worden gerapporteerd in het projectoverzicht.
• Tonen van factuurnummer bij gefactureerde inkoopregels.

Relaties

• Gegevens
• Contactmomenten
• Contactpersonen
• Omzet & inkoop

Rapportage

• Diverse rapportages aanwezig, zoals: 
• Urenrapportage per periode per persoon.
• Urenrapportage per periode per project.
• Omzetrapportage: per klant, project, categorie.
• Projectresultaat: per project, periode, projectleider en categorie.
• Onkostenoverzicht:  alle gemaakte onkosten per collega en periode.
• Uren- en onkostenoverzicht: voor interne en externe rapportage.
• Factuuroverzicht: per klant, project of periode.
• Alle rapportages zijn tevens te exporteren naar Excel.

Finance

• Realtime connectie met Ruby, Twinfield en vele anderen. 
• Realtime connectie Ruby Exact online.

Systeemtaken

• Ruby is voorzien CATS, waarmee manuele repeterende handelingen kunnen worden weggenomen.
• Er zijn naar eigen keuze diverse 'taken' actief te maken. 
• Check op urenregistratie versus rooster mogelijk, met automatische notificatie.
• Notificatie naar projectdeelnemer en projectleider indien deze is toegevoegd aan een project.
• Notificatie budgetsignalering naar projectleider op basis van % realisatie t.o.v. budget.
• Notificatie vervallen mijlpalen per project (bijvoorbeeld termijnen en declarabele opleveringen).
• Maandelijks overzicht verlof, adv-dagen en overuren per collega. 
• Notificatie van geboekte inkoopkosten per project.
• Notificatie bij wijzigingen op mijlpalen (termijnen, oplevering en doelen).
• Notificatie indien een nieuwe conceptfactuur is aangemaakt voor een project onder zijn/haar leiding.
• Notificatie verjaardagen.
• Notificatie verlopen proeftijd.
• Notificatie jubileum.
• Notificatie over projecten en mijlpalen die binnen x dagen opgeleverd moeten worden.
• Nieuwe conceptfacturen sturen naar projectleider.
• Notificaties wanneer een tijdelijk contract van een werknemer eindigt.

Stamgegevens

• Klantenbestand.
• Leveranciersbestand.
• Relatiebestand.
• (Contact)personen.
• Taken.
• Kostensoorten (kosten en werk door derden).
• Project(sub)categorieën.
• Btw-codes.
• Landen.
• Betalingscondities.
• Hiërarchie bepalen voor het gebruiken van de verkooptarieven (budget, persoon, functie of taak).
• Projecttypen (projecttemplates) te gebruiken als standaarduitgangspunten voor het aanmaken van een nieuw project.
• Informatie over collega's inclusief foto.
• Mogelijkheid om ook externen vast te leggen en te gebruiken binnen de applicatie.
• Bij de stamgegevens van de collega's kan het jaarlijks verlof, de adv-dagen en overuren worden vastgelegd.
• Iedere collega heeft zijn/haar eigen werkrooster (gebruikt binnen de urenregistratie/validatie).
• Het administratienaam-veld is uitgebreid naar 50 characters.

Algemeen

• Kolommen zelf indelen en eventueel weglaten.
• YVI Ruby maakt gebruik van dashboard 'widgets'. Deze zijn zelf te plaatsen of toe te voegen.
• Importfuncties voor overzetten klant- en leveranciersbestanden aanwezig.
• Conversietool voor historische data op projecten (omzet, kosten en uren).
• YVI Ruby beschikt over een rechtensysteem dat gebruikmaakt van rollen en profielen.
• Het profiel bepaalt de set van beschikbare rechten.
• Het logo en de bedrijfsgegevens, zijn op administratieniveau in te stellen.
• Geef eenvoudig een BCC op ten behoeve van digitale facturatie.
• Zeer korte implementatietijd inclusief praktische onboarding.

Facturatie

• Factuurdashboard met overzicht van facturatie en nog te factureren.
• Oplevermomenten en -termijnen factureren.
• Door te belasten inkoopkosten te factureren, onkosten en gevalideerde regie uren factureren.
• Gevalideerde regie uren en onkosten factureren.
• De factuuradvieslijst is verder te filteren op status, datum, project en klant.
• Eén of meerdere regels kunnen in dezelfde handeling doorgezet worden naar conceptfacturen
• Het is mogelijk om facturen te groeperen per project en klant als verzamelfacturen gewenst zijn.
• Conceptfacturen zijn in te zien (lay-out is te genereren).
• Conceptfacturen kunnen nog worden aangepast.
• Voor versturen van de digitale factuur is er een mogelijkheid om een bijlage toe te voegen.
• Als er alternatieve opdrachtgevers bij het project zijn betrokken, dan kunnen deze in conceptfactuur gebruikt worden.
• Nieuwe regels aan het concept toevoegen vanuit de factuuradvieslijst.
• Het is ook mogelijk om een 'lege' factuurregel toe te voegen aan een bestaand concept.
• Een termijnstaat en/of meerwerkoverzicht bijvoegen aan de factuur.
• Custom made templates mogelijk.

Documenten

• Per project & projectfase
• Brieven aanmaken per project
• Documenten terugzien

Offertes

• Offertes maken
• Offerte pijplijn
• Slagingskansen
• omzetprognoses