MVSA Architects enthousiast over projecttool Ruby

MVSA Architects is een internationaal architectenbureau, met kantoren in Nederland en Zwitserland. Het bureau heeft zowel qua ontwerpproces als communicatie een geheel eigen stijl. Men werkt voor de overheid en voor de grote projectontwikkelaars en bouwondernemingen van Nederland. Het innovatieve bureau staat onder meer bekend om projecten als De Puls in Amsterdam, Wonderwoods in Utrecht en het onlangs geopende Westfield Mall of the Netherlands in Leidschendam.

Het team van MVSA Architects bestaat uit 70 mensen verdeeld in 5 projectteams. Binnen deze teams zijn projectleiders, architecten en bouwkundigen actief. Sharon Selissen, projectmanager bij het toonaangevende bureau, is verantwoordelijk voor de planning. ‘We voelden ons meteen thuis bij YVI Family. De lijnen zijn kort en het contact is persoonlijk. In ons vorige pakket misten we een goede planningsmodule. Toen Yvonne me benaderde en een goed verhaal had waren we al snel om. Al zag ik wel op tegen de verandering. Maar ik wilde ook graag dat het gemakkelijker zou worden. Ik ben dagelijks bezig met uren, facturen en plannen voor het hele bureau.’

Het is algemeen bekend dat de meeste architecten geen fan zijn van het registeren van uren. Zij zijn liever creatief bezig. Sharon: ‘En juist omdat ik niet zelf in de projectteams zit is het belangrijk dat ik mijn planning kan koppelen om overzicht te houden, bijvoorbeeld op de financiën. Bovendien kan ik nu ook goed naar de toekomst kijken. Het gaat om veel projecten en acquisities die ingepland moeten worden. Dat vraagt om goed afstemmen van beschikbare mensen en middelen. Dat kan heel gemakkelijk nu en de voortgang qua uren en kosten is, ook voor de verantwoordelijke projectleiders, goed te zien in het pakket. De overstap was uiteindelijk een eitje: onze projectadministratie kon eenvoudig worden overgezet via Excel en alle historie bleef behouden.’ 

Ruby geeft overzicht, rust en controle
YVI Family richt zich als branchespecialist en marktleider met de projecttool Ruby speciaal op architecten, ingenieurs en bouwmanagementbureaus. Sharon: ‘Het pakket volgt de standaardtaakbeschrijving (STB) en dat is heel fijn. YVI heeft niet voor niets een partnerschap met de BNA. De planningsmodule in mijn oude pakket was nogal ingewikkeld en gericht op dagelijks plannen. Ik plan juist per week of per maand, omdat projecten bij ons zomaar 5 tot 10 jaar kunnen duren. Onlangs nog hebben we de Westfield Mall of the Netherlands opgeleverd: mijn eerste project toen ik hier 7 jaar geleden begon.

Dat Sharon, ondanks haar bescheiden karakter, trots is op dit project is te begrijpen. Het complex beslaat 200.000 vierkante meters, heeft parkeerruimte voor 4.000 auto’s en biedt maar liefst 280 winkels en restaurants. De winkelpassage zelf is 1,8 kilometer lang. Ook is er, op het complex, een bioscoop met vijf zalen, een sportbar met bowling en een museum.
 

YVI Family is heel benaderbaar
‘Daarnaast is het pakket ook nog voordeliger dan voorheen. Ook mijn collega’s zijn enthousiast: ze vinden het overzichtelijk en het is gemakkelijk om te zien waar je je uren moet invullen. We doen onze boekhouding nog wel in ons oude pakket, Ruby biedt daar een prima koppeling voor. Het grootste verschil is dat ik meer overzicht heb. Dat geeft me rust en een gevoel van controle. Ik kan in één oogopslag alles zien, en het naar wens selecteren of sorteren.’

Of ze nog tips heeft voor ander architectenbureaus die twijfelen om over te stappen? ‘Laat je keuze niet afhangen om bij je oude pakket te blijven omdat je bang bent dat het teveel tijd kost. Het verdient zichzelf dubbel en dwars terug. Tot slot, ervaar ik YVI Family als heel benaderbaar. Dat komt ook omdat ze een relatief platte organisatie zijn. En er wordt altijd wat gedaan met je feedback, want dat zie ik terug in de updates. Bovendien reageren ze snel waardoor ik weer verder kan met mijn werk’, besluit Sharon.